La puesta en marcha del sistema de gestión de calidad certifica que las características del producto o del servicio cumpla con las necesidades y expectativas del cliente.
A través del módulo SAP QM se pueden iniciar todas las tareas que estén asociadas a la inspección de la calidad, podemos destacar los datos básicos, la planificación de la inspección, gestión de lotes de inspección, la entrada de resultados, entrada de defectos, gestión del muestreo, certificados de calidad, gestión de instrumentos de inspección y además poder manejar problemas internos o externos y/o inconvenientes por medio de los avisos de calidad.
Aunque el módulo QM es independiente, todos los módulos del sistema SAP están interconectados. Así, todas las funciones del módulo QM se complementan a través de otros componentes del sistema SAP con los módulos MM, SD, PM o PP.
• En la Fabricación por Procesos se garantiza el uso de las fórmulas maestras definidas para la lista de materiales y en la receta de planificación se introducen dichas fórmulas para el cálculo de cantidad de material. Asegurando los cálculos de los activos con potencia y sus excipientes compensantes. Las listas de materiales y las recetas corresponden a la data maestra de la producción de procesos.

Gestión de lotes. Todos los materiales deben estar sujetos a gestión de lotes, debe esta manera se facilita la trazabilidad de todos los materiales y productos usados en cada etapa de la fabricación de un lote de producción.

• Asignación automática y/o manual de los lotes de materiales y productos. Si un material está sujeto a la gestión de lotes, todas las cantidades de dicho material deben asignarse a un lote. Cada lote de material se identifica con un número de lote único, con el cual se gestiona. Este número lo introduce el usuario o lo fija el sistema de forma automática.

A través del módulo de Gestión de Materiales (MM) y/o Planificación de la Producción (PP) permiten manejar varias opciones en el manejo del proceso de subcontratación. Control y gestión del proceso de subcontratación de operaciones de fabricación, que consiste en el suministro de materia prima e insumos o parte de ellos a un proveedor de servicios de fabricación, con la finalidad de recibir productos procesados, que serán utilizados en la obtención de productos terminados.

SAP es un ERP que permite configurarse para trabajar con stock negativo, pero siempre de manera controlada y consciente. Permitiendo entregar productos de una orden de proceso, cuando los productos están disponibles físicamente pero todavía no se ha realizado su registro.

La gestión de la inspección de calidad, empieza con la creación de un lote de inspección, puede ser a través de una asignación automática y/o manual de los lotes inspección de materiales. En este proceso, el sistema o el usuario ejecuta varias funciones que crearán y prepararán un lote de inspección para su procesamiento en una inspección de calidad.

Inspeccionar mercancías en el momento de su recepción. Con las configuraciones necesarias puede crear automáticamente un lote de inspección al contabilizar una entrada de mercancías en el sistema.

Registro de resultados, se graban y se procesan resultados para las características de inspección. El lote de inspección es el objeto de referencia en el registro de resultados, en ellos se documentan la calidad del producto inspeccionado y proporcionan la base para crear los certificados de inspección.

Es importante destacar que se pueden utilizar los datos de resultados registrados para hacer evaluaciones de control de calidad.

Entrada de defectos, en el tratamiento de un lote de inspección, los resultados de la inspección se pueden grabar en forma de valores a las característica o defectos. Las entradas de defectos pueden resultar una fuente de información valiosa para el control de la calidad en diferentes entornos productivos permitiendo identificar problemas de calidad en el proceso de fabricación, como consecuencia mejorar la calidad y optimizar los procesos, al mismo tiempo que se reducen los costes y aumenta la productividad.

Definición de las diferentes clases de inspección a los que se someten los materiales. Por medio de las clases de inspección se determina cómo se debe inspeccionar un material, es decir, si la inspección ocurrirá en la entrada de mercancías para un pedido, entrada de mercancías de fabricación, inspección durante el proceso productivo, inspección de un traslado, devolución de cliente, entre otras.

Impide el uso de materiales vencidos en la producción por bloqueo de estos una vez vencidos. A través de una inspección periódica basada en un intervalo predefinido de inspección se pueden planificar estas inspecciones configurando el sistema de forma que supervise la fecha de una inspección periódica o cuándo el artículo se acerca a caducar. El sistema evita que el material vencido o casi vencido se utilice en producción.

• Facilita el bloqueo de materiales rechazados o fuera de especificaciones para evitar su utilización. Cuando se registran los resultados al lote de inspección de un material, se debe tomar la decisión de uso de ese producto y decidir si liberar el material o bloquearlo porque no cumple con las especificaciones de calidad.

Facilita el control de proveedores aprobados para los diferentes materiales. Se puede realizar la liberación o bloqueo de proveedores para solicitudes de ofertas y de pedidos.

En la industria farmacológica, se parametriza una verificación en la fecha preferente de consumo a lotes de materiales que no se pueden utilizar o vender después de un determinado período de tiempo. Esta función calcula la fecha preferente de consumo a partir de la duración total de conservación y de la fecha de fabricación.

Con el manejo de lotes y fecha preferente de consumo o fecha de fabricación en los materiales, permite la asignación de los materiales en cada orden de fabricación garantizando que los materiales de más corta vida útil se usarán primero.

Manejo de los diferentes estados en los que se pueden tener los materiales. En la gestión de estados de lotes, el sistema distingue entre dos status de lote diferentes: el status libre utilización y el status no libre. Si se realiza una toma de material, el sistema emite un mensaje de error o advertencia si el lote que se va a tomar no está disponible, es decir, si forma parte del stock no libre.

Definición de certificados de análisis de cada material. Los certificados de calidad permiten asegurar la calidad de los productos. Se pueden registrar las propiedades físicas o químicas de los materiales como características del lote y resultados de inspección. Se pueden tener certificados de calidad específicos para cada cliente en los cuales el contenido y su disposición se ajusta a las necesidades del cliente, así como también un certificado universal para ser utilizado por un amplio número de clientes.

Control de procesos estadísticos (SPC) utilizando gráficos de control de calidad. Son una herramienta gráfica que se emplean para controlar, analizar y documentar los procesos que tienen lugar en el proceso de fabricación y otras áreas relacionadas con la calidad.